Artigo publicado na revista Universo Visual (Abril 2017)

No tratamento hospitalar de um paciente, para dar “alta”, é necessário que certos indicadores atinjam níveis pre-estabelecidos. Nível de hemoglobina ou plaquetas no sangue, ritmo cardíaco, temperatura do corpo, colesterol, etc. Atingindo os números esperados, constata-se a “saúde” do paciente, e ele é liberado. Existem protocolos, padrões estabelecidos, para definir a saúde do paciente, o sucesso do tratamento.

Nas clínicas e consultórios para tratamento ou monitoramento de sua saúde (como check-up) também existem indicadores consagrados de gestão, adequados para medir, analisar e monitorar diferentes partes do negócio (Finanças, Marketing, RH…). Mas onde se deve chegar para que se possa chamar de “sucesso”? Caberá aos sócios estabelecerem o sucesso e saúde esperados, considerando o segmento e região onde estão inseridos, os sonhos e suas expectativas.

“Como fazer isso? Posso, por exemplo, estabelecer que sucesso é ter lucro?” Querer apenas ter lucro, ainda é muito vago. É importante usar os indicadores para estabelecer níveis de desempenho. Pode ser um resultado de R$10 ou de R$1milhão no ano – ambos são lucro…  mas quanto era a meta de lucro para aquele ano? E para os anos seguintes, pode-se estabelecer que o crescimento do lucro seja 10% maior que a inflação?

Que outras “medidas” de sucesso podem ser estabelecidas? Em todas as áreas da clínica ou consultório se pode “medir”. Exemplos: índice de ocupação da infraestrutura da clínica (salas, equipamentos para exames, etc), número de pacientes atendidos, índice de satisfação dos clientes, média de glosas nas cobranças de convênios tendendo a zero e tantos outros mais…

Conforme evolui a clareza dos sócios em torno dos seus objetivos estratégicos a tendência é que os indicadores e os níveis de sucesso fiquem mais elaborados, para abranger mais atividades e medir mais precisamente o seu sucesso/saúde.

Analogamente, vamos pensar em seleções de futebol se preparando para a Copa do Mundo.

  • O Brasil, tipicamente tem que vencer a Copa – aí é um tremendo sucesso. Ser finalista (e vice) adianta tanto quanto ser desclassificado em qualquer outra etapa – é um total fracasso.
  • Uma seleção estreante estabelece que o sucesso será marcar ao menos um gol ou empatar um jogo (marcar um ponto). Se vencer uma partida, ou se classificar para 8as de final, será a coisa mais incrível.
  • Uma seleção africana de futebol, com uma ótima geração de jogadores, define como obrigação se classificar para o “mata-mata”, com a meta de chegar até as 4as de final, sendo o desafio alcançar a Semi-final (inédito para seleções africanas), e ficar marcado na história do Futebol.

Vocês, oftalmologistas, baseados nas leituras e exames que fazem da acuidade visual verificam o melhor ajuste de grau para o paciente e receitam as lentes. Como administradora, também só posso “receitar” medidas de correção de visão administrativa e financeira quando tenho os números da clínica ou consultório.

Para isso, é fundamental registrar tudo o que acontece: quantos pacientes marcaram consulta, quantos vieram, seus dados cadastrais (nome, idade, sexo, endereço, telefone e etc…), quem os indicou, qual foi a forma de pagamento (particular via cheque, dinheiro, cartão, depósito… ou convênio médico), médico assistente, exames e/ou procedimentos realizaram, quanto custa e valor cobrado por consulta, exame e procedimento, tempo de demora para receber dos convênios e assim por diante…

A partir destes dados planilhas (excel por exemplo) ou softwares de gestão podem gerar muita informação de valor para a gestão, e os indicadores para seu acompanhamento. Fluxo de caixa, controles gerenciais e balancetes são poderosos para rapidamente identificar problemas, e tomar decisões com alto grau de acerto. São os exames mais tradicionais, as referências para diagnosticar e monitorar o tratamento – de um negócio.

Muitas pessoas evitam ir ao médico com medo de “descobrir algo ruim”. Mas como é sabido, quanto mais cedo se diagnosticar uma doença maiores as chances de cura. O mesmo acontece com Finanças… “deixar como está para ver como fica” no que tange à saúde financiera de uma clínica ou consultório, é bom? É o certo? A resposta depende da prioridade e importância que cada um dá para a Saúde Financeira de sua Clínica ou Consultório.