Interact Gestão de Negócios

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Sorriso brasileiro – dia do Dentista

No Brasil não tem sido raro ouvir que “não temos muitos motivos para sorrir”.

Claro, a situação está difícil… Mas ainda assim temos muitos motivos para sorrir!

E falando em Sorriso e Crise… Isso remete a um assunto que temos muito mais motivos para sorrir que os Europeus, por exemplo: a nossa boa saúde (e estética) dentária.

É muito comum ver estrangeiros com os dentes imundos e tortos, criando uma cena quase de horror. Por outro lado, no Brasil, é bem comum ver as pessoas com um lindo sorriso, dentes brancos, bonitos e bem cuidados!

Por isso, e por também nos salvar daquelas dores de dente insuportáveis (entre outras coisas), hoje, no dia do Dentista, não podemos deixar passar… Queremos agradecer, parabenizar e enaltecer essa classe de profissionais super dedicados que tornam os sorrisos do Brasil cada dia mais bonitos!

Parabéns aos Médicos

Tem aqueles precavidos, tem os mais práticos, delicados, discretos. Tem os mais bravos e duros, os mais carinhosos e sorridentes, o mais frio e o mas emotivo… Tem os que são da nossa família, os que são nossos amigos, vizinhos… Os que já nos ajudaram (ou a algum conhecido), os que admiramos e a quem somos gratos…

 

Seja qual for o perfil do médico ou médica, há sempre aquele histórico de longas horas de estudos, noites e dias inteiros de plantões… Tudo para poder servir a humanidade, trazer calma na angústia e saúde na doença.

 

Cada um tem as suas experiências de algum médico, em alguma situação, com você ou alguém próximo, que foi fundamental para o bem estar, saúde – e as vezes até sobrevivência.

 

A Interact Gestão de Negócios deseja muita saúde e felicidade a todos os médicos, neste 18 de Outubro, Dia do Médico.

Diabetes e Gestão: o que tem em comum?

Há algumas condições crônicas, que demandam constante – e as vezes “eterno” – monitoramento. Diabetes é um desses casos: a pessoa precisa ter seus recursos a mão, a devida orientação e indicadores para identificar situações críticas (e como remediá-las). Para quem não tem essa condição, nem é próximo de alguém que tenha, pode parecer terrível, complicadíssimo e extremamente triste (parar de comer ou reduzir bastante os doces). Mas, está longe de ser o fim do mundo…

 

Nessas condições de restrição, cada vez mais pessoas tem que lidar com alergia a glúten, lactose e outros.

 

No entanto, precebe-se que essas pessoas descobrem muitas coisas novas: outros ingredientes, receitas, sabores, restaurantes, movimentos e as vezes até gosto pela atividade de cozinhar. Mas essencialmente, passam a ter muito mais proximidade e intimidade com tudo relacionado ao processo do que elas comem.

 

Minha sobrinha, há cerca de dois anos, descobriu ser intolerante a lactose, gluten e açúcar. Caramba!!! Ignorando essa informação e todo o processo vivido, ela hoje tem mais energia, sua pele está sempre mais bonita, perdeu peso e conhece muito mais sobre diversas comidas e ingredientes, alternativas para ter uma boa nutrição sem ferir suas restrições… Até mesmo doces ela balanceia com alternativas mais naturais (sempre pesquisando novidades) e consegue ser muito mais controlada e consciente.

 

Na minha experiência profissional, quando converso com pessoas que trabalham em clínicas e consultórios, é comum pensar em gestão da mesmma forma que se pensa em ter que parar de comer glúten, ou açucar. Ou seja: “Que horror, como eu vou conseguir seguir a vida e ser feliz?!”

 

Primeiro, as más notícias… essa condição crônica, da necessidade de Gestão, não é operável, não tem vacina e, aliás, não tem cura!

Mas as boas notícias são muito animadoras: o assunto parece muito mais assustador do que é na realidade. E há muitos ganhos nessa caminhada da Gestão: os mais pragmáticos são redução de custos e de riscos de sofrer fraudes, identificação precoce de problemas financeiros e operacionais, mais produtividade, foco nos assuntos estratégicos… Além disso, outros pontos muito importantes como conhecer mais intimamente o que acontece com o negócio (sim, a clínica ou consultório são negócios), mais clareza sobre que tipo de clínica/consultório se planeja ser/ter, mais facilidade para gerenciar funcionários, clientes, sócios e fornecedores, por exemplo.

 

Médicos, dentistas, fisioterapeutas, nutricionistas estão acostumados a ver os pacientes adiarem sempre que possível (ou impossível) as questões de saúde que precisam enfrentar – regimes, exames, exercícios físicos, cirurgias, tratamentos, entre outros.  Da mesma forma, estou acostumada a ver o assunto da Gestão ficar sempre para depois, para “quando der tempo”. Claro que esse não é o assunto mais estimulante para vocês, e nem se compara, por exemplo, com a ideia de comprar um equipamento novo, com tecnologia nova…

 

Lanço aqui um desafio: pense em uma dessas situações, de um paciente postergando sem parar seu tratamento. Agora troque o “tratamento” por “gestão”, e o “paciente” por “você”. Em relação a saúde da sua gestão, que tipo de paciente é você – ou ainda, que tipo de paciente quer ser?

Minha clínica/consultório tem lucro ou prejuízo? Os preços estão adequados?

Com alguns casos de colesterol alto na minha família, de alguns anos para cá, os almoços de domingo são contemplados por “disputas” (nada mais que piadas) sobre quem está com níveis bons e ruins de colesterol “bom” ou “ruim”. Isso acontece mesmo sem nenhum médico, nesses almoços, para avaliar esses níveis.

Mas, sem nenhum especialista, como poderíamos entender quem está “melhor” e quem está “pior”? Já nos familiarizamos com os parâmetros, e buscamos nos exames os índices de cada um, e assim naturalmente sabemos quem são os “campeões”. Mas se voltarmos alguns anos, quando meu irmão foi o 1º a detectar alto colesterol, não tínhamos esse repertório e compreensão para acompanhar os resultados individuais.

Em relação a saúde das clínicas e consultórios, no que tange a sua gestão, costumo ouvir perguntas muito importantes:

  • Minha clínica tem lucro ou prejuízo?
  • Sobrou dinheiro em caixa, mas a contabilidade indica que tive prejuízo; Tive lucro mas não tenho dinheiro em caixa. Como isso é possível?
  • O preço que cobro por consulta/procedimento está alto ou baixo?
  • Qual o custo fixo da clínica/consultório?
  • Quando é possível (ou mais adequado) tirar férias?
  • Quando e de que forma é possível adquirir novos equipamentos?
  • Posso fazer uma reforma na clínica?

Perguntar tudo isso e muito mais é importante, mas, buscar as respostas é mais ainda! Mas como? Com informação…

Ter informações claras, transparentes e confiáveis permite que se faça um bom planejamento, especialmente definindo metas e parâmetros de desempenho. Assim, desde a contabiidade externa (ou interna), até os profissionais que trabalham na área financeira, de atendimento e em toda a clínica, todos deverão se envolver na qualidade de informação fornecida.

Por exemplo, se se quer definir objetivos de lucro de “X” no ano de 2018, sem ter informações consistentes sobre como foram os anos de 2015, 2016 e 2017 (lucro/prejuízo, de quanto, números de pacientes crescendo ou diminuindo, mais ou menos profissionais trabalhando, etc) é um tiro no escuro.

Há também o cuidado necessário com um tema fundamental: a separação das contas da pessoa física dos sócios com a pessoa jurídica da clínica. Cada uma precisa ter a sua administração (afinal de contas, a pessoa física tem seus custos, orçamento, necessidades – que não são as mesmas da jurídica). Portanto, a saúde financeira de um não significa a saúde financeira do outro.

Pode parecer que tudo isso é muito complicado. A boa notícia é que existem ferramentas de administração, já testadas por muitos anos e totalmente disponíveis para as clínicas! O importante é realmente se buscar soluções simples, práticas e poderosas – “fazer acontecer”!

A Interact oferece muito material de apoio à boa tomada de decisão: de slides de palestras, artigos, livro e dicas contra fraudes disponibilizados no site, a seus cursos para ajudar os profissionais – médicos, profissionais da saúde e gestores – a entrarem no mundo da administração de clínicas!

Em Setembro/Outubro de 2017  acontecerão os cursos de Administração (24hs – em sua 11ª edição) e Finanças & Controles Financeiros (8hs – em sua 5ª edição) em São Paulo. O cursos tem sempre uma abordagem muito prática! Confira, inscreva-se! Estão todos bem vindos!

Se o paciente não ficar satisfeito, você perde o cliente….

Você vai no consultório, preenche uma ficha gigante. A atendente te chama e faz as mesmas perguntas que vc acabou de responder. Entra na consulta e o médico faz o que? sim, sou casada, publicitária e estou aqui porque ando muito impaciente e irritada!!!

Mesmo que, neste caso de uma conhecida (identidade preservada), o medico(a) seja o(a) melhor do mundo, terá grandes chances de perder o cliente/paciente – além de que provavelmente não fará indicações para outras pessoas.

Existe aí, uma grande carga de retrabalho, ou seja a atendente e o médico poderiam ser mais produtivos, mais coisas poderiam ser feitas, inclusive um atendimento melhor… 

Avaliar processos, pensar no roteiro dos pacientes dentro da Clínica, entender os “momentos da verdade” de contato do cliente na clínica é fundamental! Para tanto, ouvir e atentar ao que dizem os pacientes (como clientes!) e cuidar para que ele tenha uma boa experiência faz toda a diferença!

Como repito em minhas palestras, “Paciente é aquele atendido dentro do consultório. Cliente é atendido em todo o processo, desde o manobrista até o resultado do exame“.

15 anos de Universo Visual – artigo publicado revista Universo Visual

“A carreira médica está sendo invadida paulatinamente por requisitos e exigências típicas do setor empresarial e comercial”. Frase de 2002 (autor desconhecido).

Visão interessante daquela época, em que as clínicas e consultórios funcionavam eminentemente com agendas de papel, sistemas “pbx” de telefonia, notas fiscais em talões e emitidas a mão…

O que se sabe é que o médico, sócio da clínica ou consultório, pedia essas informações para seu controle das finanças e assim conhecia um pouco da situação.

Os mais avançados, tinham algum controle sobre os convênios mais importantes para a clínica em número de pacientes e em produção. Talvez até de qual convênio pagava mais por consultas ou procedimentos.

Mas, será que os médicos utilizam todas as ferramentas disponíveis em seu favor, em prol da saúde financeira de seu empreendimento?

Se os registros feitos à mão funcionavam, por que agora eles são tão difícieis de se fazer, mesmo com todas as ferramentas existentes?

Hoje existem agendas na internet, serviços terceirizados de marcação de consultas, notas fiscais eletrônicas emitidas e impressas em segundos nos sites das prefeituras e entregues aos pacientes instantaneamente, sistemas de telefonia ligados aos celulares, confirmação automática de consultas via aplicativos, sistemas eletronicos de senhas para filas e tantas outras novidades.

Com a informatização os controles, o que e como medir, ficaram mais poderosos e complexos. Trabalhos manuais foram substituídos por processos automatizados, mas que precisam de “suporte humano” para funcionar.

Toda evolução tem seu preço, seus desdobramentos… a implantação do sistema de gestão de uma clínica, de maneira a se obter o melhor da tecnologia requer alguns passos importantes:

  1. Antes da aquisição (ou aluguel ou licença de uso) é necessário que se defina o que se quer controlar na clínica. Exemplos:
    1. Produção, faturamento, recebimento, glosas, contas pagas e contas a pagar. Todas essas informações filtradas por médicos assistentes, por convênio, por tipo de procedimentos;
    2. Que proporção do faturamento vem de convênios e de particulares? E em relação a quantidade de atendimentos?
    3. Que percentual dos recebimentos vem de cada fonte pagadora?
    4. Existem horários, dias e meses ociosos na agenda? Há potenciais não aproveitados – salas, equipamentos para procedimentos ou exames?
    5. Qual a rentabilidade de cada convênio, ou de cada procedimento?
  2. Buscar um sistema que atenda minimamente o que se deseja controlar.
  3. Entender tipos e coberturas de contrato: tempo para resolução de problemas no sistema quando em operação (remotamente ou na própria clínica), treinamentos incluídos, ajuda na migração de dados de outros sistemas em uso (em caso de sistema novo) ou para outros sistemas quando trocar de fornecedor, atualização tecnológica do sistema, upgrades e assim por diante.
  4. Verificar preços e condições comerciais.
  5. Planejar a implantação, com responsáveis, cronograma de atividades e orçamento. Esta é a fase mais difícil, custosa e crítica do projeto.
  6. Envolver toda a equipe que tiver qualquer influência ou contato com o sistema na clínica, na implantação.
  7. Treinar toda a equipe da clínica para o uso do sistema, para que produza os melhores resultados.

Enfim, com tanta tecnologia, ficou mais fácil administrar uma clínica? Provavelmente não – e os riscos ao se negligenciar controles financeiros cresceram. Por outro lado, aumentaram as possibilidades de sofisticar a inteligência na gestão da clínica, com informações de qualidade para tomada de decisão e consequente alcance do sucesso tão desejado.

Na sua clínica, quem pode fazer uma delação premiada?

Se houvesse uma delação premiada em sua clínica ou consultório, você acreditaria nas acusações?

Os delegados, os procuradores, os políticos e toda a nação se interessa em saber qual é a verdade dos fatos. Como saber? Provas materiais são importantes e levam a cada um de nós às nossas conclusões.

E em sua clínica e consultório, em caso de acusações, como seria a defesa? Haveria uma documentação consistente provando uma conduta dentro da lei? Ao juntar as provas para a defesa, haveriam “surpresas”?

Os registros bem feitos, os controles financeiros e de movimentação dos pacientes, comprovantes de pagamento e recebimento, equipe bem treinada e motivada certamente são fatores importantes para ajudar a descobrir, e principalmente a prevenir, essas situações difíceis.

Não necessariamente estamos falando de problemas da magnitude dos escândalos que vemos no Brasil no momento. Porém, sua clínica pode estar passando pelas mais diversas fraudes, executadas por funcionários, fornecedores, sócios, familiares, clientes…

Participe do curso, e tenha a sua investigação em curso, antes que a Lava Jato chegue!

Como está o colesterol da sua clínica ou consultório?

“O que deu no seu check-up?”

“Como está seu colesterol?”

Com informações cada vez mais disponíveis, alguns temas da nossa saúde se tornam cada vez mais triviais. O colesterol é um exemplo clássico! Não muito tempo atrás, antes da virada do milênio, esse assunto era pouco conhecido e falado… Hoje exames são mais baratos, a informação mais acessível e a gravidade reconhecida. 

Fazendo uma comparação com a evolução da saúde das clínicas… Quando você fez o último check-up, ou mediu o colesterol?

Quando o colesterol está alto, o caminho mais comum é cortar frituras e outros alimentos e fazer exercícios. Um caminho mais aprofundado é ter uma reeducação alimentar, mudar e reestruturar hábitos com os alimentos.

Mas como seria isso com a saúde da clínica? Na verdade, muito similar. Temos que mudar comportamentos que temos, e isso costuma ser muito difícil, seja no âmbito pessoal ou da clínica. As consequências de mudar ou não mudar são drásticas para a saúde! 

Confira alguns “problemas de saúde” que clínicas podem ter caso negligenciem o monitoramento do seu “colesterol”. Lembre-se que, por trás das medidas que sugerimos (no link) para se prevenir desses problemas, propomos uma atenção diferente com a saúde (administração) da clínica. Desta forma, o objetivo é – após se proteger das doenças – fortalecer a saúde e a imunidade cada vez mais.

E você, como acha que está o colesterol da sua clínica? Quando “mediu” pela última vez?

Entre em contato com a Interact para falar sobre o “colesterol da sua clínica”!

O que dá mais resultado: informatização ou humanização?

Em pleno século 21 não é necessário convencer ninguém da importância da informatização das empresas, dos processos, dos governos – e claro, por que não, das pessoas!

Hospedar tudo na nuvem, ou na internet, e todos podem acessar, saber, contribuir, de onde estiverem, tudo em real time… Sobram ferramentas e aplicativos que ajudam em toda essa “aproximação da distância” e facilidades.

Mas então, se a tecnologia disponível é igual (ou quase) a tantos outros lugares, o que faz organizações da área da saúde serem melhores em outros lugares do mundo?

Por mais complexo que seja o assunto, a resposta é bem simples: quanto anda a melhor Ferrari do mundo, se não tiver motorista – ou se ele não souber dirigir?

Plutarco, filósofo grego, disse: “Um exército de cervos comandado por um leão é muito mais temível que um exército de leões comandado por um cervo.”

Sun Tzu, general e escritor chinês dos séculos VI e V a.c. escreveu

“Manobrar um exército é vantajoso; Uma multidão, perigoso demais!”

Fica um link que mostra mais sobre como a tecnologia, em si, não é um diferencial – e sim o uso dela, que depende de seres humanos.

 

Marketing: quebrando paradigmas

Baseado em uma história real, “Moneyball – O homem que mudou o jogo” conta a incrível trajetória de um gerente de um time médio de baseball nos EUA. Se não é um esporte popular no Brasil, ao menos Brad Pitt é…

A história mostra como o ex-jogador, então gestor esportivo do Oakland Athletics, se defronta com uma amarga situação: poucos recursos, perda dos principais jogadores e a ambição de elevar o time entre os finalistas.

Como fazer isso? Só melhorar os processos dentro da mesma mentalidade dominante, dentro do paradigma instalado, provavelmente não trará grandes resultados… talvez um incremento marginal dos resultados – o que não será suficiente, se o que se quer é realmente mudar de patamar o que existe hoje em sua clínica ou consultório.

É aí que Billy Beane (Brad Pitt) aposta em um novo formato, pautado essencialmente em análises de estatísticas (Scouts). Com esse modelo decisões são tomadas de forma diferente – e claro, gera muita resistência por parte dos demais profissionais do clube, habituados a abordagem tradicional. A mídia, também não aceita o novo modelo…

Mas com a persistência de Billy, após uma adaptação do time e de alguns profissionais, que “compram a briga”, eles viram o jogo…

Podemos dizer que também nas clínicas e consultórios é o “chefe” que deve dar o tom das mudanças, de maneira mais profissional dentro dos preceitos da administração, e buscando os objetivos estabelecidos.

Sim, é um binômio que é proposto nesse post:

  • Definir objetivos, onde se que chegar – que campeonato se quer vencer e,
  • Estruturar as decisões em busca destes objetivos de maneira técnica e consciente do que acontece no negócio.

E no fim do filme, o que acontece?… AH! Para saber isso, tem que assisti-lo!

Já assistiu o filme? O que achou?

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