Interact Gestão de Negócios

Categoria: T. I.

Minha clínica/consultório tem lucro ou prejuízo? Os preços estão adequados?

Com alguns casos de colesterol alto na minha família, de alguns anos para cá, os almoços de domingo são contemplados por “disputas” (nada mais que piadas) sobre quem está com níveis bons e ruins de colesterol “bom” ou “ruim”. Isso acontece mesmo sem nenhum médico, nesses almoços, para avaliar esses níveis.

Mas, sem nenhum especialista, como poderíamos entender quem está “melhor” e quem está “pior”? Já nos familiarizamos com os parâmetros, e buscamos nos exames os índices de cada um, e assim naturalmente sabemos quem são os “campeões”. Mas se voltarmos alguns anos, quando meu irmão foi o 1º a detectar alto colesterol, não tínhamos esse repertório e compreensão para acompanhar os resultados individuais.

Em relação a saúde das clínicas e consultórios, no que tange a sua gestão, costumo ouvir perguntas muito importantes:

  • Minha clínica tem lucro ou prejuízo?
  • Sobrou dinheiro em caixa, mas a contabilidade indica que tive prejuízo; Tive lucro mas não tenho dinheiro em caixa. Como isso é possível?
  • O preço que cobro por consulta/procedimento está alto ou baixo?
  • Qual o custo fixo da clínica/consultório?
  • Quando é possível (ou mais adequado) tirar férias?
  • Quando e de que forma é possível adquirir novos equipamentos?
  • Posso fazer uma reforma na clínica?

Perguntar tudo isso e muito mais é importante, mas, buscar as respostas é mais ainda! Mas como? Com informação…

Ter informações claras, transparentes e confiáveis permite que se faça um bom planejamento, especialmente definindo metas e parâmetros de desempenho. Assim, desde a contabiidade externa (ou interna), até os profissionais que trabalham na área financeira, de atendimento e em toda a clínica, todos deverão se envolver na qualidade de informação fornecida.

Por exemplo, se se quer definir objetivos de lucro de “X” no ano de 2018, sem ter informações consistentes sobre como foram os anos de 2015, 2016 e 2017 (lucro/prejuízo, de quanto, números de pacientes crescendo ou diminuindo, mais ou menos profissionais trabalhando, etc) é um tiro no escuro.

Há também o cuidado necessário com um tema fundamental: a separação das contas da pessoa física dos sócios com a pessoa jurídica da clínica. Cada uma precisa ter a sua administração (afinal de contas, a pessoa física tem seus custos, orçamento, necessidades – que não são as mesmas da jurídica). Portanto, a saúde financeira de um não significa a saúde financeira do outro.

Pode parecer que tudo isso é muito complicado. A boa notícia é que existem ferramentas de administração, já testadas por muitos anos e totalmente disponíveis para as clínicas! O importante é realmente se buscar soluções simples, práticas e poderosas – “fazer acontecer”!

A Interact oferece muito material de apoio à boa tomada de decisão: de slides de palestras, artigos, livro e dicas contra fraudes disponibilizados no site, a seus cursos para ajudar os profissionais – médicos, profissionais da saúde e gestores – a entrarem no mundo da administração de clínicas!

Em Setembro/Outubro de 2017  acontecerão os cursos de Administração (24hs – em sua 11ª edição) e Finanças & Controles Financeiros (8hs – em sua 5ª edição) em São Paulo. O cursos tem sempre uma abordagem muito prática! Confira, inscreva-se! Estão todos bem vindos!

Na sua clínica, quem pode fazer uma delação premiada?

Se houvesse uma delação premiada em sua clínica ou consultório, você acreditaria nas acusações?

Os delegados, os procuradores, os políticos e toda a nação se interessa em saber qual é a verdade dos fatos. Como saber? Provas materiais são importantes e levam a cada um de nós às nossas conclusões.

E em sua clínica e consultório, em caso de acusações, como seria a defesa? Haveria uma documentação consistente provando uma conduta dentro da lei? Ao juntar as provas para a defesa, haveriam “surpresas”?

Os registros bem feitos, os controles financeiros e de movimentação dos pacientes, comprovantes de pagamento e recebimento, equipe bem treinada e motivada certamente são fatores importantes para ajudar a descobrir, e principalmente a prevenir, essas situações difíceis.

Não necessariamente estamos falando de problemas da magnitude dos escândalos que vemos no Brasil no momento. Porém, sua clínica pode estar passando pelas mais diversas fraudes, executadas por funcionários, fornecedores, sócios, familiares, clientes…

Participe do curso, e tenha a sua investigação em curso, antes que a Lava Jato chegue!

O que dá mais resultado: informatização ou humanização?

Em pleno século 21 não é necessário convencer ninguém da importância da informatização das empresas, dos processos, dos governos – e claro, por que não, das pessoas!

Hospedar tudo na nuvem, ou na internet, e todos podem acessar, saber, contribuir, de onde estiverem, tudo em real time… Sobram ferramentas e aplicativos que ajudam em toda essa “aproximação da distância” e facilidades.

Mas então, se a tecnologia disponível é igual (ou quase) a tantos outros lugares, o que faz organizações da área da saúde serem melhores em outros lugares do mundo?

Por mais complexo que seja o assunto, a resposta é bem simples: quanto anda a melhor Ferrari do mundo, se não tiver motorista – ou se ele não souber dirigir?

Plutarco, filósofo grego, disse: “Um exército de cervos comandado por um leão é muito mais temível que um exército de leões comandado por um cervo.”

Sun Tzu, general e escritor chinês dos séculos VI e V a.c. escreveu

“Manobrar um exército é vantajoso; Uma multidão, perigoso demais!”

Fica um link que mostra mais sobre como a tecnologia, em si, não é um diferencial – e sim o uso dela, que depende de seres humanos.

 

O que é ter sucesso para você?

Artigo publicado na revista Universo Visual (Abril 2017)

No tratamento hospitalar de um paciente, para dar “alta”, é necessário que certos indicadores atinjam níveis pre-estabelecidos. Nível de hemoglobina ou plaquetas no sangue, ritmo cardíaco, temperatura do corpo, colesterol, etc. Atingindo os números esperados, constata-se a “saúde” do paciente, e ele é liberado. Existem protocolos, padrões estabelecidos, para definir a saúde do paciente, o sucesso do tratamento.

Nas clínicas e consultórios para tratamento ou monitoramento de sua saúde (como check-up) também existem indicadores consagrados de gestão, adequados para medir, analisar e monitorar diferentes partes do negócio (Finanças, Marketing, RH…). Mas onde se deve chegar para que se possa chamar de “sucesso”? Caberá aos sócios estabelecerem o sucesso e saúde esperados, considerando o segmento e região onde estão inseridos, os sonhos e suas expectativas.

“Como fazer isso? Posso, por exemplo, estabelecer que sucesso é ter lucro?” Querer apenas ter lucro, ainda é muito vago. É importante usar os indicadores para estabelecer níveis de desempenho. Pode ser um resultado de R$10 ou de R$1milhão no ano – ambos são lucro…  mas quanto era a meta de lucro para aquele ano? E para os anos seguintes, pode-se estabelecer que o crescimento do lucro seja 10% maior que a inflação?

Que outras “medidas” de sucesso podem ser estabelecidas? Em todas as áreas da clínica ou consultório se pode “medir”. Exemplos: índice de ocupação da infraestrutura da clínica (salas, equipamentos para exames, etc), número de pacientes atendidos, índice de satisfação dos clientes, média de glosas nas cobranças de convênios tendendo a zero e tantos outros mais…

Conforme evolui a clareza dos sócios em torno dos seus objetivos estratégicos a tendência é que os indicadores e os níveis de sucesso fiquem mais elaborados, para abranger mais atividades e medir mais precisamente o seu sucesso/saúde.

Analogamente, vamos pensar em seleções de futebol se preparando para a Copa do Mundo.

  • O Brasil, tipicamente tem que vencer a Copa – aí é um tremendo sucesso. Ser finalista (e vice) adianta tanto quanto ser desclassificado em qualquer outra etapa – é um total fracasso.
  • Uma seleção estreante estabelece que o sucesso será marcar ao menos um gol ou empatar um jogo (marcar um ponto). Se vencer uma partida, ou se classificar para 8as de final, será a coisa mais incrível.
  • Uma seleção africana de futebol, com uma ótima geração de jogadores, define como obrigação se classificar para o “mata-mata”, com a meta de chegar até as 4as de final, sendo o desafio alcançar a Semi-final (inédito para seleções africanas), e ficar marcado na história do Futebol.

Vocês, oftalmologistas, baseados nas leituras e exames que fazem da acuidade visual verificam o melhor ajuste de grau para o paciente e receitam as lentes. Como administradora, também só posso “receitar” medidas de correção de visão administrativa e financeira quando tenho os números da clínica ou consultório.

Para isso, é fundamental registrar tudo o que acontece: quantos pacientes marcaram consulta, quantos vieram, seus dados cadastrais (nome, idade, sexo, endereço, telefone e etc…), quem os indicou, qual foi a forma de pagamento (particular via cheque, dinheiro, cartão, depósito… ou convênio médico), médico assistente, exames e/ou procedimentos realizaram, quanto custa e valor cobrado por consulta, exame e procedimento, tempo de demora para receber dos convênios e assim por diante…

A partir destes dados planilhas (excel por exemplo) ou softwares de gestão podem gerar muita informação de valor para a gestão, e os indicadores para seu acompanhamento. Fluxo de caixa, controles gerenciais e balancetes são poderosos para rapidamente identificar problemas, e tomar decisões com alto grau de acerto. São os exames mais tradicionais, as referências para diagnosticar e monitorar o tratamento – de um negócio.

Muitas pessoas evitam ir ao médico com medo de “descobrir algo ruim”. Mas como é sabido, quanto mais cedo se diagnosticar uma doença maiores as chances de cura. O mesmo acontece com Finanças… “deixar como está para ver como fica” no que tange à saúde financiera de uma clínica ou consultório, é bom? É o certo? A resposta depende da prioridade e importância que cada um dá para a Saúde Financeira de sua Clínica ou Consultório.

“Apenas” um bom produto, é suficiente?

Até o século passado, quem tivesse um produto de qualidade reconhecida, era basicamente sinônimo de sucesso.

Hoje, a qualidade segue sendo importante para atingir o sucesso. Mas isso por si só, basta? NÃO!

Hoje você precisa ter bom atendimento, agregar facilidades, tecnologia, wi-fi grátis, estacionamento, e parece que a lista e a demanda só crescem.

A qualidade do atendimento médico, dentário, para exames (etc) segue sendo de fundamental importância. Mas deixou de ser diferencial, passou a ser obrigação. O diferencial está ligado ao atendimento, agilidade, facilidade, conveniência, etc… Ou seja, enxergar a clínica ou consultório como negócio é necessário. Não para desvirtuar o atendimento clínico, mas para profissionalizar o atendimento do cliente como um todo, a experiência dele na clínica, transparência, minimizando os riscos jurídicos, financeiros, mercadológicos, trabalhistas, e tantos outros.

Há muito o que fazer, monitorar, pensar… Mas ao mesmo tempo, muitos desses assuntos não são tão complexos quanto alguns dos técnicos da área da saúde. Com um pouco de tempo e dedicação, pode-se fazer bastante. E na medida que eles integram a sua rotina, e a da clínica/consultório, haverá naturalmente uma evolução do tema.

Não sabe por onde começar? Precisa de ajuda? Entende um pouco da parte jurídica mas Marketing não sabe nem por onde começar? Não sabia que você tem um risco trabalhista…?

Inscreva-se no curso da Interact: Administração para Clínicas & Consultórios. Ao longo de 24hs, cobrindo 6 (macro) temas: Marketing, Planejamento Estratégico & Finanças, Contabilidade, Recursos Humanos, Tecnologia de Informação e Jurídico. O objetivo é proporcionar uma compreensão dessas áreas, potencialidades e vulnerabilidades, bem como instrumentalizar os participantes para evoluírem e desenvolverem esses assuntos dentro do seu contexto, enquanto exerce sua profissão.

Administração de Clínicas e Consultórios

Participe da 10a edição do Curso Administração para Clínicas & Consultórios (clique para conhecer o curso).

Uma oportunidade de aprender e trocar experiências com profissionais de Finanças, Marketing, Contabilidade, RH, Direito e Tecnologia da Informação.

Mais informações no site da Interact.

© Blog Interact Consult 2020 - Todos os direitos reservados.