Interact Gestão de Negócios

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QUER ADMINISTRAR MELHOR SEUS IMPOSTOS? O prazo é 31 de Janeiro…

Existem diversos formatos tributários para os contribuintes no Brasil e cada um oferece diferentes tributações e facilidades/restrições. Não há um modelo melhor ou pior, porém, há modelos mais adequados aos seus objetivos, a sua identidade e perfil de atuação. Tem sociedade uniprofissional, empreendedor individual, o Simples Nacional, lucro presumido, lucro real, recibo de pessoa física, RPA (para autônomos)…

E como descobrir o que é melhor para minha clínica, meu consultório e para mim?

1º de tudo, pense nisso antes do dia 31/Janeiro do ano corrente – essa é a data limite para optar por um enquadramento tributário. Mas qual é o melhor? Aí que entra em cena seu contador, cuja função é mostrar as alternativas possíveis, legais, e comparar os tributos, riscos, restrições/vantagens de cada formato – inclusive se é possível e interessante fazer um mix dos formatos. A obrigação do contador se estende até o momento da sua plena compreensão dos fatores importantes para SUA TOMADA DE DECISÃO. Você pode perguntar ao contador o que ele recomenda, mas a decisão é dos sócios e é intransferível.

Nossa legislação de impostos sempre muda assim como os negócios e suas expectativas… Boa gestão inclui verificar anualmente seu melhor enquadramento tributário para o ano.

Curso Finanças & Controles Financeiros para Clínicas e Consultórios 

Curso Administração para Clínicas e Consultórios

 

Resumindo….

– Se você acha que paga pouco imposto e não afeta muito seu negócio e seus rendimentos pessoais então esqueça tudo o que falamos acima.

– Se você acha os impostos altos, assegure-se de otimizá-los e evite perdas desnecessárias!

– Se você não paga impostos… Você tem 2 caminhos:

1º: ria enquanto pode e guarde uma reserva pois você vai precisar muito e em breve!

2º: mude de atitude, busque o melhor enquadramento e fique em ordem com a lei!

Os controles da Receita e do fisco são cada vez mais apurados. As chances de ser pego com “esquemas” cresce todo dia. Que aposta você quer fazer?

Ou isto ou aquilo – artigo publicado na revista Universo Visual Dezembro/17

Numa de minhas aulas num congresso em Novembro, um médico me perguntou: “Devo comprar ou alugar um imóvel para a Clínica que estou montando? Qual a sua opinião?”. Em outra oportunidade, um oftalmologista me perguntou: “Qual é a melhor opção: comprar, alugar, fazer leasing, assumir uma licença de uso ou receber em comodato o equipamento vinculando a compra de lentes e insumos do fornecedor por alguns anos?”

Minha resposta para estas perguntas foram similares e abrangem dois aspectos que explorarei nesse artigo: o numérico e o pessoal, daquilo que mais adere ao estilo individual.

A decisão de aquisição de equipamento, por exemplo, deve seguir alguns princípios básicos numéricos e de estudo de viabilidade economico-financeira. É uma ferramenta disponível e universal que utiliza matemática financeira: é necessário se conhecer o preço e condições comerciais. Quanto será o investimento total incluindo o local físico de instalação, custos adicionais de operação, manutenção e assistência técnica, quantas pessoas estarão envolvidas no uso do equipamento, treinamento desse pessoal, tempo de paradas, isso do lado das saídas de valores. Também é necessário saber ou estimar o preço a ser cobrado pelos exames e se há mercado para justificar a decisão de ter o equipamento disponível na Clínica, tempo de cada exame, vida útil do equipamento, se há saldo de caixa disponível ou a entrar para fazer frente à compra ou se será possível financiá-lo. De posse desses dados é possível calcular a taxa interna de retorno do investimento e compará-la com aplicações existentes no mercado, calcular o ponto de equilíbrio e até o pay-back do investimento. Ou se for para usar termos menos técnicos quantos exames precisam ser feitos para pagar o equipamento? Feita a lição de casa, será possível tomar a decisão de compra ou qualquer outro tipo de arranjo comercial com o fornecedor.

Um cliente certa vez me contou sobre seu desejo de aquirir um equipamento – na verdade ele estava super animado com um “negócio da China”. Pedi para olhar o estudo de viabilidade fantástico apresentado pelo fornecedor e descobri que o equipamento era vendido em dólar e o estudo não convertia para real. Ou seja, o investimento de (por exemplo) 50 mil dólares, estava como 50 mil reais – de “negócio da China” pulamos para totalmente inviável. Se foi má fé ou falta de atenção por parte do fornecedor nunca saberemos… mas, o aprendizado é que é necessário ter alguém que confira os dados e faça os cálculos. Se a Clínica não tiver essa competência então que conte com profissional especializado e independente para tanto.

No caso de imóvel também é necessário o levantamento das informações de valores, situação fiscal e de pendências judiciais e tributárias do imóvel, custo de reforma e adaptações e enfim se o contrato – de aquisição ou locação – será assinado pela pessoa física ou jurídica.

O segundo aspecto que considero tão relevante quanto o anterior, se refere à disposição e estilo do médico investidor e empreendedor.

“Ter” um imóvel tem significado, aqui no Brasil, de segurança, status e estabilidade – não há negociação periódica de valor do aluguel, há a noção de liberdade de sair quando quiser.

Mas, se os números não apresentarem boa relação, qual a razão do apego à posse?

Noto que os processos decisórios dos oftalmologistas estão muito relacionados às suas vontades e desejos e menos a o que a matemática financeira pode indicar. Planejar, projetar, calcular e analisar resultados deveriam ser atividades permanentes daqueles empreendedores que cuidam de suas clínicas e consultórios. As ferramentas financeiras e de administração estão disponíveis e já foram testadas inúmeras vezes em outros ramos de atividades. Usá-las nos seus negócios da saúde só pode trazer benefícios.

Revista Universo Visual – Dezembro 2017 Ano XV nº 103

Jeanete Herzberg

Diabetes e Gestão: o que tem em comum?

Há algumas condições crônicas, que demandam constante – e as vezes “eterno” – monitoramento. Diabetes é um desses casos: a pessoa precisa ter seus recursos a mão, a devida orientação e indicadores para identificar situações críticas (e como remediá-las). Para quem não tem essa condição, nem é próximo de alguém que tenha, pode parecer terrível, complicadíssimo e extremamente triste (parar de comer ou reduzir bastante os doces). Mas, está longe de ser o fim do mundo…

 

Nessas condições de restrição, cada vez mais pessoas tem que lidar com alergia a glúten, lactose e outros.

 

No entanto, precebe-se que essas pessoas descobrem muitas coisas novas: outros ingredientes, receitas, sabores, restaurantes, movimentos e as vezes até gosto pela atividade de cozinhar. Mas essencialmente, passam a ter muito mais proximidade e intimidade com tudo relacionado ao processo do que elas comem.

 

Minha sobrinha, há cerca de dois anos, descobriu ser intolerante a lactose, gluten e açúcar. Caramba!!! Ignorando essa informação e todo o processo vivido, ela hoje tem mais energia, sua pele está sempre mais bonita, perdeu peso e conhece muito mais sobre diversas comidas e ingredientes, alternativas para ter uma boa nutrição sem ferir suas restrições… Até mesmo doces ela balanceia com alternativas mais naturais (sempre pesquisando novidades) e consegue ser muito mais controlada e consciente.

 

Na minha experiência profissional, quando converso com pessoas que trabalham em clínicas e consultórios, é comum pensar em gestão da mesmma forma que se pensa em ter que parar de comer glúten, ou açucar. Ou seja: “Que horror, como eu vou conseguir seguir a vida e ser feliz?!”

 

Primeiro, as más notícias… essa condição crônica, da necessidade de Gestão, não é operável, não tem vacina e, aliás, não tem cura!

Mas as boas notícias são muito animadoras: o assunto parece muito mais assustador do que é na realidade. E há muitos ganhos nessa caminhada da Gestão: os mais pragmáticos são redução de custos e de riscos de sofrer fraudes, identificação precoce de problemas financeiros e operacionais, mais produtividade, foco nos assuntos estratégicos… Além disso, outros pontos muito importantes como conhecer mais intimamente o que acontece com o negócio (sim, a clínica ou consultório são negócios), mais clareza sobre que tipo de clínica/consultório se planeja ser/ter, mais facilidade para gerenciar funcionários, clientes, sócios e fornecedores, por exemplo.

 

Médicos, dentistas, fisioterapeutas, nutricionistas estão acostumados a ver os pacientes adiarem sempre que possível (ou impossível) as questões de saúde que precisam enfrentar – regimes, exames, exercícios físicos, cirurgias, tratamentos, entre outros.  Da mesma forma, estou acostumada a ver o assunto da Gestão ficar sempre para depois, para “quando der tempo”. Claro que esse não é o assunto mais estimulante para vocês, e nem se compara, por exemplo, com a ideia de comprar um equipamento novo, com tecnologia nova…

 

Lanço aqui um desafio: pense em uma dessas situações, de um paciente postergando sem parar seu tratamento. Agora troque o “tratamento” por “gestão”, e o “paciente” por “você”. Em relação a saúde da sua gestão, que tipo de paciente é você – ou ainda, que tipo de paciente quer ser?

Minha clínica/consultório tem lucro ou prejuízo? Os preços estão adequados?

Com alguns casos de colesterol alto na minha família, de alguns anos para cá, os almoços de domingo são contemplados por “disputas” (nada mais que piadas) sobre quem está com níveis bons e ruins de colesterol “bom” ou “ruim”. Isso acontece mesmo sem nenhum médico, nesses almoços, para avaliar esses níveis.

Mas, sem nenhum especialista, como poderíamos entender quem está “melhor” e quem está “pior”? Já nos familiarizamos com os parâmetros, e buscamos nos exames os índices de cada um, e assim naturalmente sabemos quem são os “campeões”. Mas se voltarmos alguns anos, quando meu irmão foi o 1º a detectar alto colesterol, não tínhamos esse repertório e compreensão para acompanhar os resultados individuais.

Em relação a saúde das clínicas e consultórios, no que tange a sua gestão, costumo ouvir perguntas muito importantes:

  • Minha clínica tem lucro ou prejuízo?
  • Sobrou dinheiro em caixa, mas a contabilidade indica que tive prejuízo; Tive lucro mas não tenho dinheiro em caixa. Como isso é possível?
  • O preço que cobro por consulta/procedimento está alto ou baixo?
  • Qual o custo fixo da clínica/consultório?
  • Quando é possível (ou mais adequado) tirar férias?
  • Quando e de que forma é possível adquirir novos equipamentos?
  • Posso fazer uma reforma na clínica?

Perguntar tudo isso e muito mais é importante, mas, buscar as respostas é mais ainda! Mas como? Com informação…

Ter informações claras, transparentes e confiáveis permite que se faça um bom planejamento, especialmente definindo metas e parâmetros de desempenho. Assim, desde a contabiidade externa (ou interna), até os profissionais que trabalham na área financeira, de atendimento e em toda a clínica, todos deverão se envolver na qualidade de informação fornecida.

Por exemplo, se se quer definir objetivos de lucro de “X” no ano de 2018, sem ter informações consistentes sobre como foram os anos de 2015, 2016 e 2017 (lucro/prejuízo, de quanto, números de pacientes crescendo ou diminuindo, mais ou menos profissionais trabalhando, etc) é um tiro no escuro.

Há também o cuidado necessário com um tema fundamental: a separação das contas da pessoa física dos sócios com a pessoa jurídica da clínica. Cada uma precisa ter a sua administração (afinal de contas, a pessoa física tem seus custos, orçamento, necessidades – que não são as mesmas da jurídica). Portanto, a saúde financeira de um não significa a saúde financeira do outro.

Pode parecer que tudo isso é muito complicado. A boa notícia é que existem ferramentas de administração, já testadas por muitos anos e totalmente disponíveis para as clínicas! O importante é realmente se buscar soluções simples, práticas e poderosas – “fazer acontecer”!

A Interact oferece muito material de apoio à boa tomada de decisão: de slides de palestras, artigos, livro e dicas contra fraudes disponibilizados no site, a seus cursos para ajudar os profissionais – médicos, profissionais da saúde e gestores – a entrarem no mundo da administração de clínicas!

Em Setembro/Outubro de 2017  acontecerão os cursos de Administração (24hs – em sua 11ª edição) e Finanças & Controles Financeiros (8hs – em sua 5ª edição) em São Paulo. O cursos tem sempre uma abordagem muito prática! Confira, inscreva-se! Estão todos bem vindos!

Na sua clínica, quem pode fazer uma delação premiada?

Se houvesse uma delação premiada em sua clínica ou consultório, você acreditaria nas acusações?

Os delegados, os procuradores, os políticos e toda a nação se interessa em saber qual é a verdade dos fatos. Como saber? Provas materiais são importantes e levam a cada um de nós às nossas conclusões.

E em sua clínica e consultório, em caso de acusações, como seria a defesa? Haveria uma documentação consistente provando uma conduta dentro da lei? Ao juntar as provas para a defesa, haveriam “surpresas”?

Os registros bem feitos, os controles financeiros e de movimentação dos pacientes, comprovantes de pagamento e recebimento, equipe bem treinada e motivada certamente são fatores importantes para ajudar a descobrir, e principalmente a prevenir, essas situações difíceis.

Não necessariamente estamos falando de problemas da magnitude dos escândalos que vemos no Brasil no momento. Porém, sua clínica pode estar passando pelas mais diversas fraudes, executadas por funcionários, fornecedores, sócios, familiares, clientes…

Participe do curso, e tenha a sua investigação em curso, antes que a Lava Jato chegue!

Como está o colesterol da sua clínica ou consultório?

“O que deu no seu check-up?”

“Como está seu colesterol?”

Com informações cada vez mais disponíveis, alguns temas da nossa saúde se tornam cada vez mais triviais. O colesterol é um exemplo clássico! Não muito tempo atrás, antes da virada do milênio, esse assunto era pouco conhecido e falado… Hoje exames são mais baratos, a informação mais acessível e a gravidade reconhecida. 

Fazendo uma comparação com a evolução da saúde das clínicas… Quando você fez o último check-up, ou mediu o colesterol?

Quando o colesterol está alto, o caminho mais comum é cortar frituras e outros alimentos e fazer exercícios. Um caminho mais aprofundado é ter uma reeducação alimentar, mudar e reestruturar hábitos com os alimentos.

Mas como seria isso com a saúde da clínica? Na verdade, muito similar. Temos que mudar comportamentos que temos, e isso costuma ser muito difícil, seja no âmbito pessoal ou da clínica. As consequências de mudar ou não mudar são drásticas para a saúde! 

Confira alguns “problemas de saúde” que clínicas podem ter caso negligenciem o monitoramento do seu “colesterol”. Lembre-se que, por trás das medidas que sugerimos (no link) para se prevenir desses problemas, propomos uma atenção diferente com a saúde (administração) da clínica. Desta forma, o objetivo é – após se proteger das doenças – fortalecer a saúde e a imunidade cada vez mais.

E você, como acha que está o colesterol da sua clínica? Quando “mediu” pela última vez?

Entre em contato com a Interact para falar sobre o “colesterol da sua clínica”!

“ATÉ TU, BRUTUS?”

No Brasil, um assunto que não sai de moda é a corrupção. Em conversas de mesa de bar, é comum ouvir que “esses políticos corruptos acabam com o país”. Infelizmente não são apenas os políticos!

Se você vai se deslocar tarde da noite… você pensa que caminho fará, que meio de transporte usará, e depois segue vigilante durante o trajeto. Assim minimiza as chances de ser alvo de um crime ou ato de violência.

Nos negócios – e isso definitivamente inclui clínicas e consultórios – não deveria ser diferente. A reportagem do Estadão de 3/5/17 mostra como altos executivos, fornecedores, “parceiros”, entre outros, se aproveitam de oportunidades para perpetuar a moda da corrupção.

É preciso ser cuidadoso para escolher quem (pessoa física ou jurídica) participará do seu negócio. Passada essa seleção, monitore. Passado mais tempo, construída confiança na relação, não deixe de manter os olhos e ouvidos bem atentos.

Conheça uma relação de fraudes em clínicas e consultórios publicada pela Interact. Elas podem vir de sócios, familiares, empregados, fornecedores, clientes, parceiros…

Todas elas são histórias reais que nos foram contadas. E se você sabe de outra fraude, por favor conte para nós, para que fiquemos todos cada vez mais atentos e protegidos destas práticas.

O que é ter sucesso para você?

Artigo publicado na revista Universo Visual (Abril 2017)

No tratamento hospitalar de um paciente, para dar “alta”, é necessário que certos indicadores atinjam níveis pre-estabelecidos. Nível de hemoglobina ou plaquetas no sangue, ritmo cardíaco, temperatura do corpo, colesterol, etc. Atingindo os números esperados, constata-se a “saúde” do paciente, e ele é liberado. Existem protocolos, padrões estabelecidos, para definir a saúde do paciente, o sucesso do tratamento.

Nas clínicas e consultórios para tratamento ou monitoramento de sua saúde (como check-up) também existem indicadores consagrados de gestão, adequados para medir, analisar e monitorar diferentes partes do negócio (Finanças, Marketing, RH…). Mas onde se deve chegar para que se possa chamar de “sucesso”? Caberá aos sócios estabelecerem o sucesso e saúde esperados, considerando o segmento e região onde estão inseridos, os sonhos e suas expectativas.

“Como fazer isso? Posso, por exemplo, estabelecer que sucesso é ter lucro?” Querer apenas ter lucro, ainda é muito vago. É importante usar os indicadores para estabelecer níveis de desempenho. Pode ser um resultado de R$10 ou de R$1milhão no ano – ambos são lucro…  mas quanto era a meta de lucro para aquele ano? E para os anos seguintes, pode-se estabelecer que o crescimento do lucro seja 10% maior que a inflação?

Que outras “medidas” de sucesso podem ser estabelecidas? Em todas as áreas da clínica ou consultório se pode “medir”. Exemplos: índice de ocupação da infraestrutura da clínica (salas, equipamentos para exames, etc), número de pacientes atendidos, índice de satisfação dos clientes, média de glosas nas cobranças de convênios tendendo a zero e tantos outros mais…

Conforme evolui a clareza dos sócios em torno dos seus objetivos estratégicos a tendência é que os indicadores e os níveis de sucesso fiquem mais elaborados, para abranger mais atividades e medir mais precisamente o seu sucesso/saúde.

Analogamente, vamos pensar em seleções de futebol se preparando para a Copa do Mundo.

  • O Brasil, tipicamente tem que vencer a Copa – aí é um tremendo sucesso. Ser finalista (e vice) adianta tanto quanto ser desclassificado em qualquer outra etapa – é um total fracasso.
  • Uma seleção estreante estabelece que o sucesso será marcar ao menos um gol ou empatar um jogo (marcar um ponto). Se vencer uma partida, ou se classificar para 8as de final, será a coisa mais incrível.
  • Uma seleção africana de futebol, com uma ótima geração de jogadores, define como obrigação se classificar para o “mata-mata”, com a meta de chegar até as 4as de final, sendo o desafio alcançar a Semi-final (inédito para seleções africanas), e ficar marcado na história do Futebol.

Vocês, oftalmologistas, baseados nas leituras e exames que fazem da acuidade visual verificam o melhor ajuste de grau para o paciente e receitam as lentes. Como administradora, também só posso “receitar” medidas de correção de visão administrativa e financeira quando tenho os números da clínica ou consultório.

Para isso, é fundamental registrar tudo o que acontece: quantos pacientes marcaram consulta, quantos vieram, seus dados cadastrais (nome, idade, sexo, endereço, telefone e etc…), quem os indicou, qual foi a forma de pagamento (particular via cheque, dinheiro, cartão, depósito… ou convênio médico), médico assistente, exames e/ou procedimentos realizaram, quanto custa e valor cobrado por consulta, exame e procedimento, tempo de demora para receber dos convênios e assim por diante…

A partir destes dados planilhas (excel por exemplo) ou softwares de gestão podem gerar muita informação de valor para a gestão, e os indicadores para seu acompanhamento. Fluxo de caixa, controles gerenciais e balancetes são poderosos para rapidamente identificar problemas, e tomar decisões com alto grau de acerto. São os exames mais tradicionais, as referências para diagnosticar e monitorar o tratamento – de um negócio.

Muitas pessoas evitam ir ao médico com medo de “descobrir algo ruim”. Mas como é sabido, quanto mais cedo se diagnosticar uma doença maiores as chances de cura. O mesmo acontece com Finanças… “deixar como está para ver como fica” no que tange à saúde financiera de uma clínica ou consultório, é bom? É o certo? A resposta depende da prioridade e importância que cada um dá para a Saúde Financeira de sua Clínica ou Consultório.

O que será que o Coelho da Páscoa trará nesse ano?

Curioso ver as crianças com suas expectativas em relação ao ovo de Páscoa que esperam ganhar! Será que ele terá brinquedos dentro? Será de chocolate branco? Virá numa caixinha que poderá se tornar um carrinho? Ou será grande suficiente para comê-lo em alguns dias?

Ministro palestras e aulas em congressos e cursos de administração para clínicas e consultórios. Quando abordo as ferramentas gerenciais que são importantes na gestão, sempre faço a mesma pergunta ao público presente: “Quem de vocês utiliza balanços e balancetes como indicadores de resultados da clínica?” – o percentual médio de respostas afirmativas é de menos de 10% da platéia. A pergunta seguinte é: “quantos de vocês, que tem pessoa jurídica, enviam seus extratos bancários da Clínica para a contabilidade?”. Sempre me surpreendo com a resposta, em média, menor que 5% dos presentes!

Mas, o que isso significa?

A contabilidade pode emitir as guias de recolhimento de impostos, manter a parte fiscal e tributária em dia. Mas se não mandamos os dados das transações da clínica para a contabilidade, esta por sua vez, não poderá nos fornecer relatórios como balanço, balancetes e demonstrativos de resultado que retratem a situação da empresa.

Ou seja, em relação a sua contabilidade e patrimônio, evite as surpresas e sonhos mirabolantes. Guarde-os para… Feliz Páscoa a todos! Que os ovos recebidos sejam exatamente como desejados!

Empreendedor ganha salário? Como não misturar suas contas e as da empresa

Um assunto muito pertinente e importante no que tange a gestão de clínicas e consultórios… A mistura das contas dos sócios com as da empresa (clinica e consultório) pode trazer problemas e dificuldades – e resultar em uma miopia da gestão.

Veja o artigo da Endeavor sobre o assunto.

Dia 7 de Abril começa o curso da Interact sobreAdministração para Clínicas & Consultórios, que aborda esse assunto nas aulas de Contabilidade, Finanças e Jurídico.

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