Interact Gestão de Negócios

Tomada de Decisão – Artigo publicado na revista Universo Visual (Abril/18)

A cada novo cliente com quem começo a trabalhar, via de regra preciso entender os grandes números para então começar a ajudar os sócios a pensarem nos problemas que me são trazidos.
Num caso recente de um cliente, verificávamos um plano para aumento do faturamento da clínica. O que me foi dito era que o valor produzido estava sem grandes aumentos por conta da crise, mesmo tendo os preços subido e acompanhado a inflação.
Ao começar a analisar os números, verifiquei que o faturamento realmente estava bastante estável. Mas, para meu espanto, o que acabei descobrindo, analisando a agenda e cadastro de pacientes, foi que o número de pacientes novos estava decrescendo rapidamente ano a ano. Se esse aspecto não fosse verificado, em questão de dois ou três anos não haveria mais pacientes novos entrando para se consultar ou realizar algum exame, procedimento ou cirurgia. Ou seja, era a crônica de uma morte anunciada.
Da mesma forma, em outra clínica, existiam alguns relatórios financeiros, balancetes e demonstrativos de resultados (informações que usualmente não encontro em muitas clínicas e consultórios). Porém, apesar de o processo estar “estruturado” para atender ao melhor formato de cálculo de impostos balanceando pessoa física e jurídica, efetivamente não estava acompanhado na prática a regra existia, mas ninguém olhou se estava funcionando e trazendo resultados.
A cada novo cliente com quem começo a trabalhar, via de regra preciso entender os grandes números para então começar a ajudar os sócios a pensarem nos problemas que me são trazidos.
As perguntas dos médicos são de toda ordem: valoração da clínica para entrada ou saída de sócio, cálculo do impacto na alteração de remuneração dos médicos, tanto para a clínica quanto para o médico, a provável variação de número de pacientes e faturamento com a entrada de um concorrente no mercado, viabilidade de nova linha de serviços, aquisição de novos equipamentos, verificação da existência de fraudes e tantos outros.
Há sempre dificuldade de análise desses dados, que na maioria das vezes não existem de forma confiável e que possibilite análise mais profunda de cada caso.
O que tem me surpreendido recentemente é o sentimento, o “achômetro”, que está servindo de base para a tomada de decisões. Médicos donos de clínicas ou consultórios têm sempre que tomar decisões a todo instante aparece uma encruzilhada e há que se decidir por qual das alternativas seguir.
É inegável que as decisões passam por pelo menos dois aspectos importantes: primeiro, há o gosto pessoal do médico, que prefere trabalhar do seu jeito próprio, com suas características e disposição única de assumir riscos. Por outro lado, existem os dados objetivos, numéricos, de desempenho de produção e finanças do negócio. É impossível tomar uma boa decisão sem conhecê-los! Acertar a decisão nessas condições será um golpe de sorte, quase como ganhar na loteria.
Vocês médicos definem diagnósticos e tratamentos com base em informações de anamnese e exames específicos. Cada vez mais a tecnologia assegura que suas informações sejam mais precisas e confiáveis, acima de tudo se o resultado do exame for precário dificultará sua decisão sobre o diagnóstico e mais ainda sobre o tratamento a ser sugerido ao paciente.
Com a administração é a mesma coisa. Para tomar decisões utilize informações precisas, corretas, atualizadas e confiáveis.
Seja criterioso e exigente nas perguntas que você faz em relação à gestão de seu negócio, na confiabilidade das informações e no uso de ferramentas que estão disponíveis para administrar sua clínica ou consultório!
O alerta de hoje é justamente para que vocês, médicos oftalmologistas, tenham mais cuidado com suas informações conversem com seus gestores ou com quem cuida dos números do seu negócio. Procurem imaginar quais dados são importantes para servirem de base para suas decisões. Ou vão preferir acreditar que vão ganhar na loteria?

Brasil monstruoso… e a sua clínica?

Com o enredo “Brasil Monstruoso” a Beija Flor expôs em seu desfile diversos assuntos que estão sendo amplamente discutidos – de corrupção a violência, educação fraca, saúde não atendida e assim por diante.

Já imaginou se seus pacientes também expuserem publicamente uma experiência malsucedida numa ida à sua clínica ou consultório?

Tem muita coisa que é possível para o dono de uma clínica (seja ele(a) médico(a), dentista, ou não) interferir para que a experiência de seu paciente e seus acompanhantes seja a melhor possível! E que essa vivência positiva é que seja comentada, divulgada e exposta a todos!

Quais são as principais opções para essa boa experiência acontecer? Como medir a experiência? Como avaliar o desenvolvimento da gestão da experiência do cliente?

Não se preocupe se você não tem essas respostas! Preocupe-se caso não se importe com as perguntas!

E a qualquer momento, se precisar, conte com a Interact!

O Carnaval começa na Páscoa!

Não, o título não está errado! Também não estou falando do Carnaval fora de época! Falo deste Carnaval, que em 2018 será agora no início de Fevereiro! Sim, esse que está por vir, chegando! As pessoas começam a planejar após o Reveillon qual será a folia, a viagem, o descanso…

Mas o Desfile das escolas de Samba (ou mesmo bloquinhos de rua) começa a ser preparado muito antes da apoteose carnavalesca daquela semana de festa, esbórnia e ressaca. Pouco após o Carnaval anterior, próximo a Páscoa, as escolas se reúnem e começam a planejar e definir enredo, tema, as pessoas chave para toda a estruturação de cada área… Depois outras equipes são agregadas para compor o time da execução dos figurinos, ensaios, bateria, carros alegóricos, etc. Às vésperas do Carnaval, quando temos oportunidade de ir a ensaios, na verdade não estamos vendo um ensaio qualquer, estamos participando quase do final da longa preparação.

No dia-a-dia das clínica e consultórios, chamamos de “momentos da verdade” as situações onde o cliente tem contato direto com a empresa (estou falando do paciente, do acompanhante… são todos clientes). Do estacionamento, à recepção, atendimento médico, exames, procedimentos, até o acerto de contas, e todos os outros setores de uma clínica ou consultório.

Para as escolas de Samba, os “momentos da verdade” acontecem nos ensaios da véspera e com total intensidade no desfile: ela encara o público, os jurados, vai ter uma avaliação de desempenho –  se o tempo máximo de desfile “estourou”, se houve um acidente em um carro alegórico ou um grande espaço entre uma ala e outra…

Os “momentos da verdade” não tem piedade, sentimento nem percepção de bem/mal. É, por natureza, uma mensagem em estado bruto, e indica de forma importante a tendência do “julgamento” a que estamos submetidos.

Nas clínicas e consultórios a insatisfação de um cliente pode ser resultado de  recepção ruim ou no atendimento médico propriamente dito, de instalações inadequadas (sem wi-fi, faltam cadeiras na sala de espera)…

Também pode ser resultado de uma exigência que um certo perfil de clientes tem, que não seja seu público alvo específico.

Na clínica, todo dia é “o grande dia do desfile”: desde o 1º ao último atendimento do dia, os espectadores e jurados estão avaliando, e os “momentos da verdade” acontecem um atrás do outro.

Uma escola de Samba da elite do Carnaval, se preparara o ano inteiro para o grande desfile. E na sua clínica ou consultório, você se prepara para os “momentos da verdade” de todos os dias?

E na sua clínica ou consultório, quando começa o Carnaval?

Quais “chapéus” você usa numa clínica ou consultório?

Há sempre muitos papéis convivendo na administração de qualquer negócio. Clínicas e consultórios não fogem a regra!

Existem os médicos, dentistas, fisioterapeutas, psicólogos, etc, com os seus interesses e dores. O mesmo vale para o(s) sócio(s) e para o administrador, quando houver um. Mas todas as pessoas também exercem, simultaneamente, outro papel: ou de pessoa. Significa que cada um também é (além de um profissional) um ser humano, com desejos, angústias, planos, expectativas, limitações, etc.

Veja no quadro abaixo, de forma simplificada, quais as expectativas que cada papel tem. Na sequência um quadro comparativo dos papéis, características da atuação, ganhos e responsabilidades.

Mas o interessante é que tem casos, e não são raros, onde se exerce mais que dois papéis (de Pessoa e Sócio ou Gestor ou Médico). É muito comum o sócio ser um médico ou dentista, por exemplo, que atuam clinicamente. As vezes eles acumulam a função de gestor também. Nesses casos se exerce 3 ou 4 papéis, usa 3 ou 4 “chapéus” diferentes. Isso é uma característica, um modelo… Não é certo ou errado.

Mas há de se atentar e cuidar de cada papel. Se o gestor é uma pessoa e o sócio outra, quando surgir um confronto de ideias ou posições, cada um defenderá seu ponto na tendência de chegar no melhor resultado. Considerando cada variável, e a visão de cada um, responsável por áreas diferentes do negócio. Mas quando o gestor e o sócio (poderia ser o médico ou o dentista) são a mesma pessoa a tendência é ir para o lado que a pessoa tiver mais empatia e/ou afinidade. Então não acontece o embate em busca dos melhores caminhos e soluções.

Ao acumular esses papéis, é muito fácil embaraçá-los, confundí-los. E isso é perigoso. Há de se perguntar “qual chapéu você está usando?”, referindo-se a qual papel. Há quem use, literalmente, chapéus para simbolizar cada papel que ele(a) exerce, para protegê-los das influências de outros papéis.

7 ondinhas e 12 meses: O que eu quero de 2018??

Muita gente que passa o Reveillon na praia cumpre o ritual de pular as 7 ondas do ano novo, desejar e fazer planos para o novo ciclo. Carro novo, casa, viagem, sucesso profissional e financeiro… “Sair mais com os amigos”, “ter alimentação mais saudável”, “praticar esportes”, “perder X kg” e por aí vai. Nesse ritual de passagem, há a oportunidade de olhar para trás, para o ano que passou: quais eram os desejos 1 ano antes, quanto  se empenhou e quanto disso se tornou realidade? É a parte onde avaliamos e melhoramos a nossa habilidade e feeling para o planejamento. Aprendemos a aproximar os desejos, os planos, e a realidade.

 

Inspirado no filme “Briho Eterno de uma Mente sem Lembranças” (2004, com Jim Carrey e Kate Winslet), vamos imaginar que a cada novo ano (no filme é a cada dia) você esquece tudo do ano anterior. Você está celebrando uma nova passagem de ano… e sem saber o que desejava e planejava um ano antes, não saberá se conseguiu ou não, se sua dedicação foi adequada, aquém ou além do necessário…

 

Neste caso as perguntas são mais importantes que as respostas. Aliás, as respostas existirão apenas quando enunciadas as perguntas!

 

Você quer ser esse personagem, que esquece o que passou antes? Saiba do custo que irá pagar: desperdício dos aprendizados, tempo, dinheiro e felicidade…

Então, com a licença da linguagem popular, para não “dar ruim”, pense que a clínica “também é gente”: merece pular as 7 ondinhas todo ano! Planeje, crie e calibre expectativas para sua clínica ou consultório nesse ano que se inicia!  E para começar o ano de forma diferente, assista o filme, pule as 7 ondas e arregace as mangas para alcançar seus objetivos propostos! Feliz 2018!

QUER ADMINISTRAR MELHOR SEUS IMPOSTOS? O prazo é 31 de Janeiro…

Existem diversos formatos tributários para os contribuintes no Brasil e cada um oferece diferentes tributações e facilidades/restrições. Não há um modelo melhor ou pior, porém, há modelos mais adequados aos seus objetivos, a sua identidade e perfil de atuação. Tem sociedade uniprofissional, empreendedor individual, o Simples Nacional, lucro presumido, lucro real, recibo de pessoa física, RPA (para autônomos)…

E como descobrir o que é melhor para minha clínica, meu consultório e para mim?

1º de tudo, pense nisso antes do dia 31/Janeiro do ano corrente – essa é a data limite para optar por um enquadramento tributário. Mas qual é o melhor? Aí que entra em cena seu contador, cuja função é mostrar as alternativas possíveis, legais, e comparar os tributos, riscos, restrições/vantagens de cada formato – inclusive se é possível e interessante fazer um mix dos formatos. A obrigação do contador se estende até o momento da sua plena compreensão dos fatores importantes para SUA TOMADA DE DECISÃO. Você pode perguntar ao contador o que ele recomenda, mas a decisão é dos sócios e é intransferível.

Nossa legislação de impostos sempre muda assim como os negócios e suas expectativas… Boa gestão inclui verificar anualmente seu melhor enquadramento tributário para o ano.

Curso Finanças & Controles Financeiros para Clínicas e Consultórios 

Curso Administração para Clínicas e Consultórios

 

Resumindo….

– Se você acha que paga pouco imposto e não afeta muito seu negócio e seus rendimentos pessoais então esqueça tudo o que falamos acima.

– Se você acha os impostos altos, assegure-se de otimizá-los e evite perdas desnecessárias!

– Se você não paga impostos… Você tem 2 caminhos:

1º: ria enquanto pode e guarde uma reserva pois você vai precisar muito e em breve!

2º: mude de atitude, busque o melhor enquadramento e fique em ordem com a lei!

Os controles da Receita e do fisco são cada vez mais apurados. As chances de ser pego com “esquemas” cresce todo dia. Que aposta você quer fazer?

Ou isto ou aquilo – artigo publicado na revista Universo Visual Dezembro/17

Numa de minhas aulas num congresso em Novembro, um médico me perguntou: “Devo comprar ou alugar um imóvel para a Clínica que estou montando? Qual a sua opinião?”. Em outra oportunidade, um oftalmologista me perguntou: “Qual é a melhor opção: comprar, alugar, fazer leasing, assumir uma licença de uso ou receber em comodato o equipamento vinculando a compra de lentes e insumos do fornecedor por alguns anos?”

Minha resposta para estas perguntas foram similares e abrangem dois aspectos que explorarei nesse artigo: o numérico e o pessoal, daquilo que mais adere ao estilo individual.

A decisão de aquisição de equipamento, por exemplo, deve seguir alguns princípios básicos numéricos e de estudo de viabilidade economico-financeira. É uma ferramenta disponível e universal que utiliza matemática financeira: é necessário se conhecer o preço e condições comerciais. Quanto será o investimento total incluindo o local físico de instalação, custos adicionais de operação, manutenção e assistência técnica, quantas pessoas estarão envolvidas no uso do equipamento, treinamento desse pessoal, tempo de paradas, isso do lado das saídas de valores. Também é necessário saber ou estimar o preço a ser cobrado pelos exames e se há mercado para justificar a decisão de ter o equipamento disponível na Clínica, tempo de cada exame, vida útil do equipamento, se há saldo de caixa disponível ou a entrar para fazer frente à compra ou se será possível financiá-lo. De posse desses dados é possível calcular a taxa interna de retorno do investimento e compará-la com aplicações existentes no mercado, calcular o ponto de equilíbrio e até o pay-back do investimento. Ou se for para usar termos menos técnicos quantos exames precisam ser feitos para pagar o equipamento? Feita a lição de casa, será possível tomar a decisão de compra ou qualquer outro tipo de arranjo comercial com o fornecedor.

Um cliente certa vez me contou sobre seu desejo de aquirir um equipamento – na verdade ele estava super animado com um “negócio da China”. Pedi para olhar o estudo de viabilidade fantástico apresentado pelo fornecedor e descobri que o equipamento era vendido em dólar e o estudo não convertia para real. Ou seja, o investimento de (por exemplo) 50 mil dólares, estava como 50 mil reais – de “negócio da China” pulamos para totalmente inviável. Se foi má fé ou falta de atenção por parte do fornecedor nunca saberemos… mas, o aprendizado é que é necessário ter alguém que confira os dados e faça os cálculos. Se a Clínica não tiver essa competência então que conte com profissional especializado e independente para tanto.

No caso de imóvel também é necessário o levantamento das informações de valores, situação fiscal e de pendências judiciais e tributárias do imóvel, custo de reforma e adaptações e enfim se o contrato – de aquisição ou locação – será assinado pela pessoa física ou jurídica.

O segundo aspecto que considero tão relevante quanto o anterior, se refere à disposição e estilo do médico investidor e empreendedor.

“Ter” um imóvel tem significado, aqui no Brasil, de segurança, status e estabilidade – não há negociação periódica de valor do aluguel, há a noção de liberdade de sair quando quiser.

Mas, se os números não apresentarem boa relação, qual a razão do apego à posse?

Noto que os processos decisórios dos oftalmologistas estão muito relacionados às suas vontades e desejos e menos a o que a matemática financeira pode indicar. Planejar, projetar, calcular e analisar resultados deveriam ser atividades permanentes daqueles empreendedores que cuidam de suas clínicas e consultórios. As ferramentas financeiras e de administração estão disponíveis e já foram testadas inúmeras vezes em outros ramos de atividades. Usá-las nos seus negócios da saúde só pode trazer benefícios.

Revista Universo Visual – Dezembro 2017 Ano XV nº 103

Jeanete Herzberg

Vale a pena vender minha clínica? Artigo publicado na Revista Universo Visual

Esta é uma dúvida que está cada vez mais próxima aos oftalmologistas, especialmente em função da presença dos fundos de investimento nesse mercado e também para aquelas clínicas cujos donos pensam em parar de trabalhar e querem otimizar o valor do seu patrimônio…

Usualmente a primeira pergunta que o empreendedor se faz é quanto vale sua clínica. Alguns fazem esses cálculos baseados na produção em termos de valor, número de pacientes atendidos e quantidade de procedimentos executados. Outros, estabelecem o valor multiplicando o lucro anual pelo número de anos que acha razoável supor que interesse ao comprador.

Essas duas formas de pensar tem sustentação metodológica em outras atividades de serviços ou mercantis. Mas para isso, a clínica tem que estar preparada para mostrar seu valor através de números que sejam consistentes, deve haver uma contabilidade realmente ativa e que traga informações sólidas para serem apresentadas, a agenda e os controles financeiros do que ocorre na operação devem estar corretos e devem representar a realidade da movimentação. Auditoria independente também pode ser necessário ou solicitado.

Muitas vezes o valor monetário em questão não é a parte primordial das negociações de compra/venda de uma clínica (para quem vende), especialmente quando o médico continuará como sócio e/ou atuante em sua profissão. Trata-se de um conjunto de condições como aderência ao sistema de trabalho, aos valores éticos e morais e também de possibilidade de convívio com as diferenças.

Chegamos então ao aspecto dos valores tangíveis e dos intangíveis. Como avaliar o intangível? Novamente, existem alguns métodos usados no mercado que podem ajudar os vendedores na avaliação desse patrimonio e que poderão ser aprofundados em outra oportunidade.

Porém, é muito importante entender algumas características pessoais dos médicos, donos de clínicas.  Em casos em que participei, existiram muitos fatores não financeiros que fizeram parte desse processo, trazendo sucesso ou fracasso conclusão da negociação.

Um primeiro aspecto se refere àquilo que o sócio vendedor aceita ou não nas negociações. Ter limites mínimos e máximos de valores, internamente definidos, ajuda muito na tomada de decisão. Pensar, além do preço, que condições de pagamento são aceitáveis; que garantias seriam as ideais; qual o interesse na permanência do sócio (como tal) ou atuando como médico – sairá imediatamente após a venda, quando acabarem as parcelas de pagamento ou não há previsão de saída? Até o sócio se retirar, quem administrará a clínica, quem se responsabilizará pelos riscos e quem terá a última palavra nas decisões? Como será a divisão de tarefas? Quais os objetivos para a clínica, depois de vendida?

O segundo aspecto é a definição daquilo que o médico sente sobre a clínica e o que quer para seu futuro. Por exemplo, se ele(a) considera a clínica como “um ser da família” então a dificuldade de “se separar” será enorme e diversos argumentos de toda ordem aparecerão contra a operação proposta, seja ela qual for. Ou ainda, se esse(a) sócio(a) não consegue ver seu futuro profissional fora da clínica, então nenhum valor ofertado será considerado como bom para a negociação.

Ainda nesse tema, se o médico (sócio) continuar na Clínica, serão respeitados seus valores éticos, seu modo de atuar em relação à qualidade, tempo de atendimento, dedicação aos pacientes e trato dos funcionários, por exemplo? Essas são questões importantes, à medida que o descontentamento nesses quesitos pode gerar conflitos e até uma situação incompatível que leve a consequências como saída da sociedade em condições não desejaveis, ou clima ruim de trabalho ou de relacionamento com os novos sócios.

O terceiro aspecto está relacionado à negociação. É importante um preparo pessoal antes desse momento – definir o objetivo final (tanto em valores, quanto em formas de pagamento, combinações de processos de decisão, prazos para que cada fase aconteça, por exemplo) e seguir esses princípios. Isso, em contrapartida a avaliar se a oferta do comprador traz mais vantagens a ele ou a você, ou se ele fará um melhor negócio que você. O resultado deve ser bom para ambas as partes; assim o negócio fica equilibrado e todos satisfeitos.

Assim, considere a venda de sua clínica, porém não apenas como uma transação financeira, cujo valor monetário seja o único critério para a decisão final.

Revista Universo Visual – Outubro/Novembro 2017 Ano XV nº 102

Jeanete Herzberg

Sorriso brasileiro – dia do Dentista

No Brasil não tem sido raro ouvir que “não temos muitos motivos para sorrir”.

Claro, a situação está difícil… Mas ainda assim temos muitos motivos para sorrir!

E falando em Sorriso e Crise… Isso remete a um assunto que temos muito mais motivos para sorrir que os Europeus, por exemplo: a nossa boa saúde (e estética) dentária.

É muito comum ver estrangeiros com os dentes imundos e tortos, criando uma cena quase de horror. Por outro lado, no Brasil, é bem comum ver as pessoas com um lindo sorriso, dentes brancos, bonitos e bem cuidados!

Por isso, e por também nos salvar daquelas dores de dente insuportáveis (entre outras coisas), hoje, no dia do Dentista, não podemos deixar passar… Queremos agradecer, parabenizar e enaltecer essa classe de profissionais super dedicados que tornam os sorrisos do Brasil cada dia mais bonitos!

Parabéns aos Médicos

Tem aqueles precavidos, tem os mais práticos, delicados, discretos. Tem os mais bravos e duros, os mais carinhosos e sorridentes, o mais frio e o mas emotivo… Tem os que são da nossa família, os que são nossos amigos, vizinhos… Os que já nos ajudaram (ou a algum conhecido), os que admiramos e a quem somos gratos…

 

Seja qual for o perfil do médico ou médica, há sempre aquele histórico de longas horas de estudos, noites e dias inteiros de plantões… Tudo para poder servir a humanidade, trazer calma na angústia e saúde na doença.

 

Cada um tem as suas experiências de algum médico, em alguma situação, com você ou alguém próximo, que foi fundamental para o bem estar, saúde – e as vezes até sobrevivência.

 

A Interact Gestão de Negócios deseja muita saúde e felicidade a todos os médicos, neste 18 de Outubro, Dia do Médico.

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